Zugänge und Konten

Diese Seite ist deine Checkliste. Arbeite sie von oben nach unten ab, die Reihenfolge ist nicht beliebig: Mehrere Zugänge werden per Einladung an deine Vereins-Mailadresse verschickt und funktionieren erst, wenn diese existiert.

Nicht jedes Orga-Mitglied braucht jeden Zugang. Was du brauchst, hängt von deinem Bereich ab. Die Spalte „Für wen" gibt die Regel vor.

Checkliste

#	Zugang	Für wen	Vergabe durch
1	Discord	alle	selbst beitreten, Rollen von Bereichsleitung oder Vorstand
2	Vereins-Mailadresse (Google Workspace)	alle Orga-Mitglieder	IT-Bereich
3	Google Drive	alle Orga-Mitglieder	IT-Bereich läuft über den Workspace-Account
4	Planka (Aufgabenboards)	alle Orga-Mitglieder	IT-Bereich
5	Wiki (BookStack)	alle Orga-Mitglieder	IT-Bereich
6	Passbolt (Passwortmanager)	nur bei Bedarf	IT-Bereich oder Vorstand
7	Webseite (WordPress)	nur bei Bedarf	IT-Bereich
8	Social-Media-Konten	Marketing	Marketing-Bereich, Zugangsdaten über Passbolt
9	Webling	nur bei Bedarf	IT-Bereich
10	Twitch	Streaming	Marketing-Bereich in Abstimmung mit dem Vorsitz

Details

1. Discord

Der Discord-Server ist der zentrale Hub des Vereins. Alles Weitere läuft darüber. Wenn du noch nicht dort bist, ist das dein erster Schritt.

Lass dir nach dem Beitritt von deiner Bereichsleitung oder vom Vorstand die passenden Rollen setzen. Ohne Rollen siehst du die internen Kanäle nicht.

Die Rolle Teilzeitorga kannst du dir selbst zuweisen.

Link zum Discord: https://esportubt.de/discord

2. Vereins-Mailadresse

Unsere Mailadressen laufen über Google Workspace.

Das Schema ist vorname.nachname@esportubt.de. Funktionsadressen wie it@esportubt.de gibt es zusätzlich für Rollen, die nach außen sichtbar sind.

Beantrage die Adresse beim IT-Bereich. Nutze sie für alle Vereinsangelegenheiten. Das ist keine Formalie: Vereinskommunikation über private Adressen ist bei einer Übergabe verloren und bei Anfragen von Behörden oder Partnern nicht auffindbar.

3. Google Drive

Das zentrale Archiv für Planungen, Belege, Abrechnungen, Guidelines und Dokumente. Der Zugang läuft über deinen Workspace-Account. Insgesamt haben wir dort 100 TB Speicherplatz über Google Workspace for Non-Profits.

Die Ablage folgt einer nummerierten Ordnersystematik mit getrennten Bereichen je nach Funktion, zum Beispiel Marketing oder E-Sport Management. Lege neue Dateien bitte in die vorhandene Struktur und nicht in eigene Wurzelordner.

Keine Zugangsdaten im Drive. Passwörter gehören ausschließlich in Passbolt.

4. Planka

planka.esportubt.de

Planka ist unser selbst gehostetes Kanban- und Aufgabenwerkzeug und das verbindliche Aufgabenwerkzeug des Vereins. Jeder Bereich hat ein eigenes Board.

Das frühere Trello-Board wird nicht mehr genutzt. Wenn dir noch alte Trello-Links begegnen, sind sie historisch.

5. Wiki

wiki.esportubt.de

Das Wiki läuft auf BookStack. Hier stehen dieses Onboarding, Guidelines, Prozessbeschreibungen und technische Dokumentation.

Faustregel zur Abgrenzung von Planka und Drive:

Wiki: Wissen, das länger gilt. Wie etwas funktioniert, warum wir es so machen.
Planka: Aufgaben mit Verantwortlichem und Datum.
Drive: Dateien, Belege, Vorlagen, Originaldokumente.

Wenn du beim Erledigen einer Aufgabe etwas herausfindest, das die nächste Person auch braucht, gehört es ins Wiki. Nicht in einen Discord-Kanal.

6. Passbolt

passbolt.esportubt.de

Passbolt ist unser selbst gehosteter Passwortmanager. Zugangsdaten des Vereins liegen dort und nirgendwo sonst. Nicht im Drive, nicht in Discord-DMs, nicht in einer Textdatei.

Zugang haben der Vorstand und einzelne Mitglieder, die ihn tatsächlich brauchen. Die Einladung kommt per Mail an deine Vereinsadresse, deshalb muss Schritt 2 vorher erledigt sein.

7. bis 10. Webseite, Social Media, Twitch

Die Vereinswebseite läuft auf WordPress und ist unser Sprachrohr nach außen: Schedules, Events, Impressum, Login-Bereich und Merch.

Auf unserem Twitch-Kanal kannst du streamen. Melde dich dafür beim Marketing-Bereich oder beim Vorsitz. Wir leiten dich dann an die zuständige Person weiter, die dir eine Einführung gibt und Vorlagen bereitstellt.

Wenn du gehst

Vollständigkeit halber, weil es ebenso wichtig ist wie das Einrichten: Wenn du eine Bereich abgibst oder die Orga verlässt, melde das beim IT-Bereich. Zugänge werden dann entzogen und laufende Aufgaben in Planka übergeben. Das ist nichts Persönliches, sondern saubere Verwaltung.