Zugänge und Konten
Diese Seite ist deine Checkliste. Arbeite sie von oben nach unten ab, die Reihenfolge ist nicht beliebig: Mehrere Zugänge werden per Einladung an deine Vereins-Mailadresse verschickt und funktionieren erst, wenn diese existiert.
Nicht jedes Orga-Mitglied braucht jeden Zugang. Was du brauchst, hängt von deinem RessortBereich ab. Die Spalte „Für wen" gibt die Regel vor.
Checkliste
| # | Zugang | Für wen | Vergabe durch |
|---|---|---|---|
| 1 | Discord | alle | selbst beitreten, Rollen von |
| 2 | Vereins-Mailadresse (Google Workspace) | alle Orga-Mitglieder | IT- |
| 3 | Google Drive | alle Orga-Mitglieder | IT- |
| 4 | Planka (Aufgabenboards) | alle Orga-Mitglieder | IT- |
| 5 | Wiki (BookStack) | alle Orga-Mitglieder | IT- |
| 6 | Passbolt (Passwortmanager) | nur bei Bedarf | IT- |
| 7 | Webseite (WordPress) | IT- |
|
| 8 | Social-Media-Konten | Marketing | Marketing- |
9 |
Webling | ||
| Twitch | Streaming | Marketing- |
Details
1. Discord
Der Discord-Server ist der zentrale Hub des Vereins. Alles Weitere läuft darüber. Wenn du noch nicht dort bist, ist das dein erster Schritt.
Lass dir nach dem Beitritt von deiner Ressortleitung oder vom Vorstand die passenden Rollen setzen. Ohne Rollen siehst du die internen Kanäle nicht.
Die Rolle Teilzeitorga kannst du dir selbst zuweisen.
⚠️ TODO: Einladungslink und eine kurze Übersicht der Rollen und Kanalstruktur ergänzen.
2. Vereins-Mailadresse
Unsere Mailadressen laufen über Google Workspace, nicht mehr über einen eigenen Mailserver.
Das Schema ist vorname.nachname@esportubt.de. Funktionsadressen wie it@esportubt.de gibt es zusätzlich für Rollen, die nach außen sichtbar sind.
Beantrage die Adresse beim IT-Ressort. Nutze sie für alle Vereinsangelegenheiten. Das ist keine Formalie: Vereinskommunikation über private Adressen ist bei einer Übergabe verloren und bei Anfragen von Behörden oder Partnern nicht auffindbar.
⚠️ TODO: Klären und hier festhalten, ob jedes Orga-Mitglied eine Lizenz bekommt oder nur Vorstand und Ressortleitungen. Google Workspace kostet pro Nutzer, deshalb sollte die Regel eindeutig sein.
3. Google Drive
Das zentrale Archiv für Planungen, Belege, Abrechnungen, Guidelines und Dokumente. Der Zugang läuft über deinen Workspace-Account.
Die Ablage folgt einer nummerierten Ordnersystematik mit getrennten Bereichen je nach Funktion, zum Beispiel Vorstand und Orga. Lege neue Dateien bitte in die vorhandene Struktur und nicht in eigene Wurzelordner.
Keine Zugangsdaten im Drive. Passwörter gehören ausschließlich in Passbolt.
4. Planka
planka.esportubt.de
Planka ist unser selbst gehostetes Kanban- und Aufgabenwerkzeug und das verbindliche Aufgabenwerkzeug des Vereins. Jedes Ressort hat ein eigenes Board.
Das frühere Trello-Board wird nicht mehr genutzt. Wenn dir noch alte Trello-Links begegnen, sind sie historisch.
5. Wiki
wiki.esportubt.de
Das Wiki läuft auf BookStack. Hier stehen dieses Onboarding, Guidelines, Prozessbeschreibungen und technische Dokumentation.
Faustregel zur Abgrenzung von Planka und Drive:
- Wiki: Wissen, das länger gilt. Wie etwas funktioniert, warum wir es so machen.
- Planka: Aufgaben mit Verantwortlichem und Datum.
- Drive: Dateien, Belege, Vorlagen, Originaldokumente.
Wenn du beim Erledigen einer Aufgabe etwas herausfindest, das die nächste Person auch braucht, gehört es ins Wiki. Nicht in einen Discord-Kanal.
6. Passbolt
passbolt.esportubt.de
Passbolt ist unser selbst gehosteter Passwortmanager. Zugangsdaten des Vereins liegen dort und nirgendwo sonst. Nicht im Drive, nicht in Discord-DMs, nicht in einer Textdatei.
Zugang haben der Vorstand und einzelne Mitglieder, die ihn tatsächlich brauchen. Die Einladung kommt per Mail an deine Vereinsadresse, deshalb muss Schritt 2 vorher erledigt sein.
7. bis 9. Webseite, Social Media, Twitch
Die Vereinswebseite läuft auf WordPress und ist unser Sprachrohr nach außen: Teams, Schedules, Events, Impressum, Login-Bereich und Merch. Über sie laufen auch Bewerbungen neuer Spieler:innen.
Auf unserem Twitch-Kanal kannst du streamen. Melde dich dafür beim Marketing-Ressort oder beim Vorsitz. Wir geben dir eine Einführung und stellen Vorlagen bereit.
Wenn du gehst
Vollständigkeit halber, weil es ebenso wichtig ist wie das Einrichten: Wenn du ein Ressort abgibst oder die Orga verlässt, melde das beim IT-Ressort. Zugänge werden dann entzogen und laufende Aufgaben in Planka übergeben. Das ist nichts Persönliches, sondern saubere Verwaltung.